哈佛管理技能培训教程-第220章
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3安排时间
将个别时间内的活动效率提高，才能把握时间，活用计划。
比方说，你想看晚上八点钟的连续剧，那你就必须妥善安排时间，七点半之前回家，并在八点之前吃饭、洗澡等等……。这就是一个安排时间的例子，什么时间该做什么事都必须事先计划，确实执行。
4节制应酬时间
工商界人士，往往花费许多时间在应酬上，以致自己的时间大量减少，因此，要参加应酬时，须以下列三项基准来判断，再采取适当的行动。
（1）由自己主办，且内容较充实的应酬，是否常因此而将时间拉长？
（2）是否因应酬时气氛相当愉快，而不知该适可而止？
（3）基于朋友情份所参加的应酬。
（4）中空时间、片段时间的利用法……这是最容易被浪费的时间，因为这些零星时间很难善加运用，但是，依照以下的方式，还是可以慢慢减少中空时间及片段时间的浪费。
比方说，可以利用这些时间记录心得，或阅读平常没时间看的报纸、杂志等，也就是说，将工作及自管理者挑战中最简易细小的事项，挪到这些时间来做，如此即可降低浪费时间的比例。
5计划时间
前述的时间安排也包含在这一项中，现笔者将叙述一种把不同时间所将采取的活动记录下来，以提高工作效率及时间运用率的方法。
首先，必须先建立几个简单的记号，如M＝与人会面、T＝电话、D＝企划、S＝用功、W＝写作、R＝读书等等。
再则，对于备忘事项的处理，也须小心。比方说，不知对方何时才会答复，或某些不能确定时间的预定活动，都应当记录下来，以免遗忘。记录时，可先记在笔记本上方，待确定时日后，再转载到相符的时日栏中。
空档时间活用法
工作的空档或与人会面前后，当会存在许多空档时间，日积月累之下，这些时间可能长达几十、甚至几百小时，因此必须有效地运用这些时间。
这类“空档时间”，大致可分为①前段空档时间、②中段空档时间、③后段空档时间三种。
首先，先就“前段空档时间”，向读者说明其利用法：
与人约会、参加集会、出席会议、观看戏剧或运动竞赛时，应在约定时间前半小时到一小时之内到达目的地，而这段时间，就是所谓的“前段空档时间”。
提前到达时，可到咖啡厅或其他安静的休闲场所，做一些工作上的准备、处理杂务、看看书、思考新构想等等，如能这样活用时间，可得到下列各项好处：
（1）提早出门，万一遇到交通拥挤等状况时，仍能在约定时间前到达目的地，不会产生让对方空等的尴尬。
（2）提早到达目的地，心情将较为悠闲轻松，而可以自在地利用前段空档时间。
（3）运用空档时，切记！仍必须准时到达目的地。
其次，管理者谈到“后段空档时间”的利用方法。所谓“后段空档时间”，即指在预定时刻前完成某项工作，而出现的空闲时间。
比方说，与人会谈时，若言不及义、喋喋不休，再多的时间也浪费了，如能把握谈话要领，言谈简要切题，就可将预定的会议时间节省半小时到一小时，而节省下来的时间，就成为自己的时间，可自由有效地运用。
前、后段空档时间，都是在有意识的计划下产生的，而中段空档时间却往往是偶然发生的。中段空档时，许多人常因事情尚未告一段落，情绪不稳，以致白白浪费了这些时间，因此，现在建议大家，可运用这段时间作一下情绪上的调整，或思考新的构想等等。
以上所说的利用空档时间法，最重要的观念，即是：不要让时间来支配你，而应该是你去支配时间。如能建立这种正确想法，身体力行，必能将时间作出有效的计划分配，完成一些有意义的工作。
操作程序会影响工作质量
一件工作的完成，必有其“顺序”，而工作的“顺序”常能左右时间的价值及效率。一般
人多忽略了工作顺序，以致导致失败或蒙受损失。因此，管理者工作的“内容”及“顺序”是一样重要的。
举一个简单的例子来说，现在你面前摆着一餐丰盛的佳肴，你会不会先猛吃饭来填胞肚子呢？当然不会。一般正常的吃法，都是先享受各式美味的菜肴后，再进食一碗饭，而工作顺序的道理，正是如此。
再则以麻将为例，精于麻将的人，懂得观察各家牌型及出牌，因此，他出牌的顺序很明确，常常可得到胜利。
围棋也是如此。一手错误的落子，可能全盘皆输。如能正确把握落子的顺序，即可抢占先机，操纵整个棋局。
而写作时内容编排和顺序更是息息相关。汇集写作的素材，必须花费许多心力来决定这些材料的排列顺序。而内容的好坏，就取决于顺序的良方。
与人交谈，也要注意谈话内容的条理及顺序。应在谈话前整理一下思路，将谈话的主题依序排好，这样的谈话，必可收到良好的结果。
谈话时应注意交谈内容的顺序
很多能让上司采纳其意见的下属，谈话都有一共同点，即他们能了解上司的性格及想法，
发表有顺序的谈话。
比方说，在上司较空闲时，他们会找各种轻松的话题跟上司闲聊，而在上司忙碌时，就选择较重要的事来报告；而在报告纠纷案件或易引起上司不悦的案件时，一定在报告前，先谈论一些上司喜欢的话题来松懈上司的心情等等——可是现实社会上，很多下属并没有具备这样的谈话要领。
此外，以信息交换、商谈、咨询为目的的谈话，其谈话顺序又如何呢？特在此加以说明。 与他人交谈之前，必须先准备一些可引起对方关注的话题，但这类话题只是穿针引线而已，重要的是以后所要谈论的内容。
管理者须在脑海里组织这些谈话内容，选择一种最适合的顺序来进行交谈。
其实，谈话顺序的决定，多须靠临战应变的能力，但是，在许多情况下，仍然可以整理出一些通则。
先谈论一些有关季节气候等轻松的话题作开场白。
将可能使对方愉快的话题，放在前面；而将可能会引起对方不悦的话题搁后。
（3）将内容单纯的话题放在前面，而将较为复杂的话题搁在后面。
（4）闲聊应在刚开始或结束前进行。
（5）将和对方有关的话题放在前面；而将和自己有关的话题放在后面。
（6）主题应在谈话中途提出，若是在结束之前才谈到主题，可能对方已经没时间，也没心情来和你交换意见。
现举一个具体的例子来加以说明：
笔者会因工作的关系，和某位以前曾见过面的人士会谈，而笔者所准备的谈话内容，排列顺序如下：
①对于以前承蒙他协助的事项提出致谢→②谈论一些他较感兴趣的话题→③对于他为自己著作所作的插画，再度表示谢意→④主题→⑤笔者今后工作行程的安排→⑥现今广受注目的企业经营联络及管理等等话题。
当然，交谈是变向的，并非只是一方喋喋不休，因此，交谈时双方话题是交叉进行着的，并将产生许多种组合方式。
尽管如此，预先设计的话题仍然可以发挥效用，原则上，最好不要任意变更预定的谈话顺序。当双方交谈时，可等对方话题告一段落，再接上管理者预定的话题，如此就不会发生太大的错误。
比方说，当笔者谈完③管理者的著作希你相助图表，他接上了他儿子结婚的话题，笔者就等这个话题结束后，再按照管理者预先定好的顺序，按照④→⑤→⑥进行交谈，结果，管理者那次的会谈相当愉快，而且有效率。
虽然，原则上，最好不要更改预定的谈话顺序，但是在某些特殊情况下，仍须作适度的修改或删除。比如，没有时间进行闲聊时，就须将预定的闲聊话题删除，或者，当对方对你的话题漠不关心时，即应适时转换等等。
对于某些脑中没有这种整理观念及计划的人而言，养成这种事先安排谈话内容的习惯。更是特别重要。
十五分钟会议术
当你听到“十五分钟的会议”时，可能大吃一惊，因为你已习惯于一小时，甚至半天、
一天的会议方式。但是，事实上，十五分钟的会议是可以做到的，那些费时一小时的会议中，至少有百分之五十可以缩短为十五分钟。现在，就来介绍这种十五分钟会议的进行方式。
促使会议冗长的原因之一，就是大家都坐得太舒服了，因此，站着开会是防止会议冗长的有效方法。站立不仅有益健康，更由于长久站立容易疲劳，与会人士自然会产生及早结束的心理，当然，“站立式会议”就会变得简短而有效了。目前，有些公司已经采用了这种方式。
长久以来，许多会议都浪费很多时间在资料说明上，而这也正是会议过长的原因之一。因此，开会前应该将有关资料送交各与会人士，请他们事先阅读；如此一来，不仅可提高会议的质量，更可缩短会议时间。
其次，会议中的议事分析讨论时间常不平均，往往花费许多时间在某一二件议题上，而延长会议时间，甚至还有择日重开会议的情况发生。
那么，该如何防止这种现象呢？有一种简单又有效的方法。可在会议开始时，就各个议案一一咨询与会人士意见，若无异议则表示通过，不另花时间来讨论，而将全力集中于那些意见分歧的议案上面，这就是“先求结论、后讨论”的会议方式。
此外，还有一点关系重大，那就是：选择与会人士的方式。勉强出席、不了解议案内容、言不及义的人，应尽量避免，最好选择真正有见地，有热忱的精锐人士来参与。
再则，会议主席也肩负着很重的责任。若是处理不当，当会造成时间的浪费。对于议案的讨论表决，主席可询问大家；“还有什么意见吗？”之后等待约十五秒钟，若无任何异议，即须自下结论，而后转到另一议题的讨论上，如此，可有效地控制会议时间。
优秀人士的睡眠
为了挪出更多的工作时间，许多人常认为应该减少睡眠时间，现在就有许多书籍，都在讨论短时间睡眠的问题；但是，就时间的观点来看，笔者并不主张极力缩短睡眠时间。
发明大王爱迪生，数十年间，每天都只睡三到四个小时，但是，普通人却很难像他这样，因为他是个具有特别强健体力的人，据说，他70岁时患了感冒，还是他一生中第一次生病呢！
另外，拿破仑也是以睡得少而闻名的。曾有人模仿他这种短时间睡眠方式，结果身体承受不了。据后来的调查指出，拿破仑虽然晚上睡得很少，可是，他常利用白天的时间小睡。 除了这些特异人士外，一般人并不适合刻意去减短睡眠的时间，而应该采取适合他们体质的“一周律调术”这种方法，将一周的生活作息加以计�
