哈佛管理技能培训教程-第189章
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怎样保存档案；④有无在事务工作中开出的单据该单据是否从一开始就必要；⑤能否改变办事处的布局；⑥能否通过设备或传递制度来减少周转。
（8）单据、帐册、报表的研究：①该单据、帐册、报表是否必要，如果取消该单据、册、报表会怎样；②是否将同一项目记入几个单据、帐册、报表中，能否考虑调查登记项目来合并单据、帐册、报表；③能否采用一次复制多份方式写单据；④能否减少复写张数，果取消复写将会怎样；⑤单据复写几张，发送何处，该处怎样使用，能否取消；⑥单据、帐册、报告书中是否记入了不必要的事项；⑦有无虽领取了复印件，但在实际工作中并不需要的情况；⑧某一单据、帐册、报表的经手人是否过多，是否将署名、盖章的次数限制在必要的范围内；⑨是否将不必要的事项记入了单据、帐册、报表；10有无用备忘录、便笺办事的情况，能否使用正式的标准式样；11能否将两个以上的单据、帐册、报合并成一个；12能否将一个单据、帐册、报表分两个以上；13有无可废除的帐面；14帐簿能否随身携带；15单据是否会中途卡住；16是否彻底使用单据等使管理更有效。
（8）事务工作分派问题的研究，应从下述几方面研究：①工作内容是否超出负责人的力②是否再低一级的人员也能作这项工作；③有无空闲时间，如有，这些时间是否得到利用④是否根据工作等级决断性工作、操作、杂务、来安排与之相适应的负责人；⑤是否适当地配工作量；⑥分派事务的内容是否相等；⑦是否调整工作量。
□有关单据、帐册、报表及其它文件的调查事项
（1）总问题点：①该单据、帐册、报表是否真正需要；②是否对单据、帐册、报表作设计，使单据、帐册、报表特别是总帐发挥管理资料的作用；③能否与其他单据、帐册、报表合并；④是否所复印的每一张都真正需要。
（2）用纸：①纸张大小是否适度；②是否符合标准规格；③纸张的质量、重量是否适度④是否对纸张的横纹、竖纹作了考虑；⑤是否考虑到复写时要夹进复写纸。
（3）印刷、装订等：①印刷方式是否恰当；②铅字大小是否合适；③是否巧妙地使用粗体字；④是否巧妙地使用了线条设计；⑤是否考虑了颜色；⑥是否考虑了打纸型。
（4）版面设计：①记入规则是否一读就懂；②是否是左起横写；③有无不必要的记入项或该项考虑过用不加封的信封发送；④是否充分活用了选择式；⑤是否会与其他帐票混淆⑥索引是否处于明显位置；⑦有无设插图的必要；⑧在明白以后要装订的情况下，是否印有订孔和穿孔中心线；⑨是否也考虑采取文件夹方式；⑩有无花边设计；⑾可否采用隐格；目的排列是否恰当；⑿是否有纵贯线；⒁项目栏的标题是否恰当；⒂记入栏的宽度和长度否恰当；⒃帐票的名称是否表现本质；⒄单据、帐册、报表名称用字的大小及所处位置是恰当；⒅是否包括送单据、册、报表的顺序；⒆是否印有页码；⒇要折叠处是否印有叠线；21是否虑合订时的方便；22是否考虑了防止违法的办法；是否包括管理印所需的备考
（5）文件写法的检查表：①是否站在读者的立场写；②主题项目是否齐全；③中心项是否统一；④是否有多余的话；⑤是否列有实例、图表帮助了解；⑥对正文中难以理解的部分是否加有注释；⑦是否以口语话书写；⑧是否将结论写在前面；⑨句子是否简短；10是否有含糊的措词；11是否使用了对方易于理解的词；12是否从左横写；15是否采用了标准文例方式；14用纸大小是否统一。
（6）文件分类表和文件夹：①是否仅看文件夹标题就明白内容；②有无表现内容的具说明；③有无指定变换、调换的位置；④是否规定了保存年限；⑤保存年限是否过长。
（7）办公室内：①柜子里的文件放得是否有条理；②在办公桌上及抽屉中是否有应归档的文件；③在办事处是否放有应调换进书库的文件夹和文件箱；④科长用的柜子里的文件放得是否有条理；⑤是否使用了悬案文件夹，是否写有各自的名称，是否被收入一定的地方。（8）文件柜：①柜门上是否贴有索引卡；②是否很脏；③架子是否快散了；④钥匙的理是否得当；⑤下二层是否有前期档案。
（9）抽屉中：①文件夹是否挤满了抽屉；②文件夹的排列顺序是否混乱；③标签的颜色是否统一；④标签的标题是否写得美观；⑤在抽屉中，借卡是否排在最前面；⑥是否适当地使用主文件夹。
（10）文件夹中：①文件夹内的文件数是否过多；②文件放的方向是否正确；③放文件时是否将新文件放在上面；④是否加入无用的文件；⑤是否使用了不必要的扣钉和线绳。
（11）调换位置：①是否按期调换了位置；②是否制作了调换纸条，是否整理归档了。（12）档案保管人和办事员：①保管人是否受过良好教育，是否有自信；②办事员是否受过良好教育，是否有信心。
（13）资料管理：①是否将一般文件整理同资料整理混淆；②资料整理是否分为帐票整理、图表整理、图书整理、杂志整理、剪贴整理、目录整理、文件整理。
□有关新设、修改、统一和废除单据、帐册、报表的调查事项
（1）有无单据、帐表、报表管理规定？
（2）由谁申请新设、修改、统一废除单据、帐册、报表？
（3）申请书式样是否已定型？
（4）是否明确规定了申请书式样的附件？
（5）有无单据、帐册、报表设计用纸？
（6）谁是申请书的受理人？
（7）采用什么方法对内容作实质性审查？
（8）由谁核准？
（9）采用什么方法标准？
（10）是否在有关人员之间会签？
（11）核准后如何处理？
（12）是否采取了登记制？
（13）是否规定了核准及登记后的通知手续？
□有关自动化处理事务的调查事项
（1）如果要机械化处理事务，其目的是否明确？应调查是以减低经费为目的，还是以高工作质量为目的。
（2）是否为了与同行竞争才使用机械化？
（3）是否认为只要使用机械就能合理化？
（4）把机械化的目标定在哪儿？范围有多大？
（5）机械化是否恰当地集中和分散？
（6）在推进机械化处理事务时，是否也考虑到组织上的变化？
（7）是否熟知机械化处理事务是有限的？
（8）考虑采用哪种机械化方式处理事务？应调查是下述哪一种：①用单功能机来机械化处理事务；②用多功能机来机械化处理事务；③用组合机来机械化处理事务。
（9）机械化处理事务方面是否得到最高负责人的支持？
（10）是否规定了哪些是需要机械化处理的业务？
（11）是否规定在哪个部门由谁设计装置？
（12）是否制定了机械化所需的人员计划？
（13）是否制定了以机械化为目的的训练计划？
（14）以机械化为目的的资金计划是否周全？
（15）是否确定了机械化的时间？
（16）机房设计是否得当？
（17）是否考虑到机械化需要的各种设备？
□有关工作环境的调查事项
（1）办事处应从下述几方面调查：①到办事处的交通是否方便；②是在住宅区还是在工业区建办事处；③是否便于外人进出；④是否便于行李等进出。
（2）照明应从下述几方面调查：①是否考虑了标准亮度；②是否尽量利用自然光线；③是否尽量在特别需要照明的场所使用台灯照明等。
（3）色彩应从下述几方面调查：①办事处的墙壁色彩是否使用绿色调系列的协调颜色；②会议室是否使用暖色系列；③朝北的寒冷房间是否使用暖色调；④朝南的温暖房间是否使用冷色调；⑤天花板是否使用亮度高的颜色；⑥是否考虑椅子、桌子、文件柜等采用与墙壁和天花板颜色协调的颜色。
（4）隔音应从下述几方面调查：①是否经常从工作效率方面考虑防止噪音；②是否为减少打字机、计算机的操作声音而把房间分开。
（5）设计应从下述几方面调查：①是否规定了办公室所需面积标准；②通道安排得是否适当；③是否按照工作顺序安排办公室、桌子、机器；④桌子的旋转是否考虑到让职系多的办公人员挨近；⑤同外部交涉多的办事员的桌子是否靠近门口；⑥监督人员所处位置是否易于监督部属；⑦是否使用有关部门相互靠近；⑧桌子、椅子、柜子等的规格是否统一；⑨自然光线和灯光是否从左侧而来。
□有关检验办事能力的调查事项
（1）是否就处理事务规定了标准时间？
（2）负责同一事务的人处理事务的时间是否不同？
（3）是否打算使处理事务的方法标准化？
（4）是否规定了每人每小时工作量？
（5）能否适当地调换工作？
（6）是否按标准方法工作？
（7）能否对工作余力加以管理？
（8）是否按日程计划分派工作给工作单位和人员？
（9）是否核算出处理标准事务所需的标准工时？
（10）是否核算出每件工作所需的代价？
（11）事务工作方法是否标准化？
（12）是否明确分为判断工作和操作工作？
（13）用什么方法检验工作量？应调查采用下述哪种方法：①估测方法；②依据人员和预算的比率的方法；③对实际进行统计处理的方法；④技术测定——纯工程学方法。
（14）是否根据事务性质的不同变换测定，作数量上的预估？
（15）检验事务工作量时采用何种单位？应调查是采用下述哪一种：①事务工作手续；②单位业务量；③单位作业量；④单位动作。
（16）是否由专门组织检验工作量？
（17）公司内是否具备检验工作量的条件？
（18）是否决定了检验工作量的目的及对象？
（19）是否得到上级的承认和保证？
（20）收集了哪些检验资料？应调查收集了下述哪些项目：①组织图；②配备图；③工作方面的知识；④人员方面的知识；⑤事务方面的调查资料；⑥其它。
（21）是否得到受检部门人员的谅解？
（22）是否得到普通工作人员的谅解和合作？
（23）用多长时间检验？应调查是：1周、1个月、半年、还是1年。
（24）是否拟定了检验手册？
（25）由谁负责检验工作量？
□有关行政事务工作控制的调查事项
（1）是否有报告事务工作成绩，以此来管理事务工作的程序？如果有，应调查报告的时间是日报，周报还是月报。
（2）是否计算过事务工作成本？
（3）是否设有管理事务工作的组织、功能？
（4）是否明确管理事务的方向？
（5）公司内是否具备管理事务工作的工具？
